LAS EXISTENCIAS: gestión y contabilidad

Cuando hablamos del activo circulante existen partidas que dan un poco de reparo. A mí personalmente los clientes y las existencias, siempre me ha gustado analizarlas, pero poco gestionarlas. Me explico. Tanto si estás en un pequeño negocio como en una gran empresa, son datos que te tienes que creer. Sin embargo, hay herramientas para comprobar su veracidad. La más sencilla es la antigüedad de las mismas. Después nos viene la eterna pelea, su valoración.

Hablando de los almacenes, si se puede, es conveniente darse una vuelta por la ubicación de los mismos. Pero no esperéis a fin de año. Hacerlo de forma habitual. Hablad con los responsables y con los que saben o están al pie del cañón. Ver cómo están ordenados, su limpieza, acceso, seguridad de los mismos, criterios de obsolescencia, personal autorizado, relación con el resto de departamentos, grados y criterios de mecanización de los pedidos, criterios de codificación de los mismos, los fabricamos, los comercializamos, consumos internos. En definitiva, saber un poco del negocio. Pero como siempre en estos casos: no matemos pulgas a cañonazos. Hay que dejar muy claro que existen muchos productos que no necesitan una gestión de almacenes detallada, salvo por criterios de seguridad de los mismos o por legislación o por trazabilidad. Serán aquellos que van directamente a gasto y autoconsumo, por su rotación e importes. Si bien queremos ser muy puristas a final de año se puede hacer un pequeño inventario y evaluar su importancia acumulada junto con todos aquellos productos y materiales, de los cuales consideramos no tener inventarios permanentes.

Donde quería llegar es a la importancia de la valoración de las existencias cuando se trata de productos significativos que llevan tiempo y tiempo en nuestros almacenes. Sí habéis adivinado bien. Cuando se trata de productos homogéneos y utilizamos la valoración de precio medio ponderado, lo normal, con rotaciones normales, quiere decir que la obsolescencia de los mismos, será un hecho preocupante, simplemente por la rotación de los mismos. Pero cuidado con las ubicaciones de los mismos. Se puede dar el caso, que, por comodidad y mala ubicación, al fondo, algún producto no se encuentre realmente preparado para la venta.

Lo que quiero significar es que productos que no tienen una rotación normal, o productos como por ejemplo los de temporada no vendidos, hay que darlos salida lo antes posible. No pensemos tanto en su precio de coste como en el coste que estamos incurriendo por tenerlos dentro de nuestros almacenes: desde la ubicación, hasta su recuento, por no hablar de su seguridad, o su caducidad. Aquí pueden venir diferentes criterios de responsabilidad en la gestión o comercialización de los mismos. Ya sé que hay tentaciones de mejorar la cuenta de resultados mirando a los almacenes. Ni se os ocurra. Pan para hoy hambre para mañana. Si además llevamos una contabilidad analítica detallada y asignación de recursos y valoraciones por áreas de negocio hay que dejar muy claro los objetivos y las normas de funcionamiento de cada departamento. Y siempre, prima, el interés general, con responsabilidades individuales de cada componente. Las excusas no son un objetivo. Y las explicaciones y planes de mejora, sirven en tanto en cuanto lleven aparejados un plazo de ejecución y evaluación.