La dificultad para cualquier principiante en el mundo de la gestión se plantea, no tanto en el hecho, de llevarla a cabo, como en saber exactamente qué es lo se que quiere, cómo la defino qué herramientas utilizo para saber y comprender la actividad, empresa, negocio,… que yo estoy gestionado; y sobre todo: Cómo cuantifico y evalúo esa gestión.

Normalmente y para no andarnos por las ramas, los expertos tiran de manual, y desde cualquier master o especialidad al uso, pasando por los sabidos y manidos cuadros de mando, todos, absolutamente todos, ofrecen un surtido repertorio dignos de tener en cuenta para llenar nuestras estanterías, y si te he visto no me acuerdo, y si me acuerdo no te utilizo, y si te utilizo no me sirves.

Vamos a partir con algo muy sencillo: una hoja en blanco.Realicemos la prueba de escribir sencillamente la definición, a mi entender, de esa actividad, con nuestras palabras, de la cuál somos responsables. En un segundo paso vamos a poner qué pretendo o qué pretenden tanto los usuarios como los dueños o responsables. Para ir entrando en materia, sigamos colocando los objetivos que nos queremos marcar y conseguir, muy importante definiendo la temporalidad y cuantificación de los mismos, y que tengamos, si no la certeza, una esperanza razonable de alcanzarlos. Por último para no cansarnos, intentemos, colocar, no más de diez datos (información necesaria) que creamos imprescindibles para saber la marcha de nuestra responsabilidad, sin olvidad la periodicidad de la misma y la consecuencia de su retraso.

Si no nos sentimos relajados, hagamos un descanso, demos una vuelta por la realidad, pero no dejemos de pensar en nuestra hoja, ya no la tenemos en blanco.

Ahora sigamos con el ejercicio, seamos realistas: el correo echa humo, tenemos varias llamadas retenidas, llegamos tarde a la siguiente reunión, la agenda no tiene un hueco disponible, almuerzo, clientes, proveedores, viajes,..maldita Hacienda, el inspector, el banco, ahora medioambiente otro requisito,….los accionistas, el acto solidario de cada año,… la vida personal, el médico,…

No os olvidéis de mi hoja. Ahora os empezarán a llegar los papeles de cada día. Desde los informes de actividad, (cada uno tiene los suyos), hasta los legales (ojo esos los tenemos todos): balances, cuentas anuales, diarios, impuestos, auditorías,…

Ahora viene nuestro trabajo. Nunca más de 10 páginas.

Para cada página vamos a poner con la información ya existente aquello que realmente nos permita gestionar nuestra actividad.

A modo de relax, como seguramente estamos trabajando con personas, y les prometo que a mí personalmente es lo que más me gusta y relaja; en paralelo, vamos a tomar nota, otra hoja en blanco, de los nombres de las personas que integran la organización, aquí no vamos a realizar distinciones, en tanto en cuanto las conozcamos, estén o no en nómina, es decir sean habituales. Como hoy en día ya hay herramientas, pues las ponemos en forma de organigrama. Y muy importante, junto con su posición y cargo, los costes detallados de sus gastos, todos, desde comidas, hasta el regalo de navidad, pasando por el móvil,…. Para decirlo más bonito todos los recursos necesarios para realizar sus tareas dentro de la organización.

Pues muy bien amigos ahora ya les toca a ustedes.

Aquí como en la película, en este caso: La Tercera Hoja en blanco. Saquen sus conclusiones. Reconozco que es alucínate. No les quiero engañar, no es tarea de un día ni de un mes,.. Pero les digo que cualquier conclusión sacada de esta realidad con mi percepción previa al ejercicio, fue pura coincidencia.

Ah, no se lo encarguen a nadie háganlo ustedes mismos.

Importantísimo, las tres hojas, y los diez anexos.