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CONTRATACIONES:
Seguramente ya os haya pasado. La experiencia es un grado. Qué condiciones nos requiere el cliente para poder acceder a participar como proveedor.
En este sentido las administraciones públicas son las que tienen la fama, pero, cada vez más son otros muchos entes los que cardan la lana.
Señalemos como parte fundamental que es imprescindible leerse los requisitos que se nos exigen: para ello tiene que existir un departamento y persona que se encargue de coordinar la recogida de toda documentación. Se establece un documento por cada cliente y contratación especificando las responsabilidades y fecha de cumplimiento para dichos requisitos.
No olvidemos que existe una determinada documentación general que la podemos mantener directamente, sin esperar a que nos sea solicitada.
Documentación general:
Copias compulsadas de la escritura de la sociedad.
Copias compulsadas de los poderes notariales de los representantes legales.
Copias compulsadas de los DNI de los representantes
Certificados de calidad, medioambiente, seguridad,..actualizados.
Copias compulsadas de los pagos del IAE actualizados.
Copias compulsadas de los correspondientes seguros de responsabilidad civil.
Documentación específica:
Plazo de ejecución del suministro, en los casos de ejecuciones plurianuales tener muy presentes las revisiones de los precios y sus fórmulas. En los casos de prórrogas fuera del periodo del contrato, asegurarse de la existencia de la correspondiente partida presupuestaria o fondos extraordinarios para las ejecuciones del suministro, no estando de más algún documento expreso que garantice y confirme el citado suministro: nombres y apellidos de la persona firmante y puesto es esencial.
Si acudimos en algún tipo de asociación como UTE o AIE, no olvidemos que la responsabilidad de la ejecución de los contratos recaerá en cada uno de los socios.
Para acreditar la solvencia económica: el empresario podrá basarse en la solvencia y medios de otras entidades,independientemente de la naturaleza jurídica de los vínculos que tenga con ellas, siempre que demuestre que, para la ejecución del contrato, dispone efectivamente de esos medios.
Garantías provisionales y definitivas: no olvidemos que el mero hecho de presentarnos a una oferta supone el desembolso, o bien de efectivo; o el correspondiente aval. Siempre tendremos que estar atentos dónde lo presentamos para que una vez terminado el contrato, o no hayamos sido seleccionados podamos recuperarlo. Tampoco debemos de olvidar los posibles gastos de publicidad que lleva aparejado el citado contrato: en algunas circunstancias se descuenta del primer pago. Reparemos en ello, exijamos la factura correspondiente o justificante, considerémoslo como gasto y que no quede como un pequeño saldo en clientes que nunca se recuperará. Especial hincapié en las retenciones que se nos efectúen como garantías del suministro. Mi recomendación es que tienen que estar en una cuenta contable diferente a la de clientes, pero con los actuales sistemas ERP podemos ligarla con el mismo código de cliente, para saber, en todo momento la situación real de deuda, también podemos incluir en este caso la cuenta de anticipos.
Presentar la documentación donde nos exija la licitación. Especial atención en lugar, tiempo y forma. Siempre con el justificante correspondiente de haberlo presentado. Cuidado con las presentaciones telemáticas, siempre asegurarnos.
Casos o requisitos previos: en algunos organismos o empresas, se exige, previamente, estar dados de alta como proveedor homologado. Por lo tanto, la homologación con ciertos clientes u organismos públicos será una tarea muy importante: tener el número de proveedor actualizado nos puede librar de la fastidiosa tarea de presentar documentación puramente burocrática.
Acreditación de la solvencia económica o financiera y técnica o profesional. los reseñados en los artículos 75 y 78 del TRLCSP, que acrediten la solvencia económica y financiera y técnica o profesional, o la clasificación requerida. En algunos casos vale, simplemente, con una carta certificada de nuestro banco.
Declaraciones responsables y cesión de información:
No estar incurso en ninguna de las prohibiciones de contratar establecidas en el artículo 60 del TRLCSP. Esta declaración incluirá la manifestación de hallarse al corriente del cumplimiento de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes. No tener deudas pendientes de carácter tributario con la Administración u organismo o empresa correspondiente.
No estar incursa la persona física o los administradores de la persona jurídica en ninguno de los supuestos de la Ley 6/1989, de 6 de octubre, de Incompatibilidades de los cargos públicos, con la extensión a que se refiere la letra f del artículo 60 del TRLCSP.
Reseñar en este punto las normas de buen gobierno de las empresas: donde el firmante de un contrato no puede tener intereses que afecten a su toma de decisiones.
Cuidado relevante en el cumplimiento del requisito:
Certificado del licitador relativo a la obligación prevista en la Ley 13/1982, de7 de abril, de integración social de los minusválidos, en el caso de que estén obligado a ello.
En cumplimiento de lo dispuesto en la Disposición Adicional Cuarta del TRLCSP, y en los supuestos que sea obligatorio contar con un dos por ciento de trabajadores con discapacidad o adoptar las medidas alternativas correspondientes en cumplimiento delos dispuesto en la Ley 13/1982, de 7 de abril, de integración social de los minusválidos, los licitadores deberán aportar certificación de la empresa en la que conste tanto el número global de trabajadores de plantilla como el número particular de trabajadores con discapacidad en la misma o, en el caso de haber optado por el cumplimiento de las medidas alternativas legalmente previstas, una copia de la declaración de excepcionalidad y una declaración del licitador con las concretas medidas a tal efecto aplicadas.
Ver si nuestra empresa tiene alguna característica que nos otorgue preferencia en la adjudicación. (ver 8.- ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE INTEGRACIÓN LABORAL DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD)
Declaración sobre si la empresa pertenece o no a un grupo empresarial.
A los efectos de la aplicación de la regla prevista en el artículo 86.1 del RGLCAP, en relación con el párrafo segundo del artículo 145.4 del TRLCSP, los licitadores deberán presentar declaración concerniente a las empresas pertenecientes al mismo grupo o encontrarse en alguno de los supuestos previstos en el artículo 42 del Código de Comercio, con indicación de los que se presentan a licitación.
Dirección de correo electrónico o dirección de contacto
Certificación del Registro de Licitadores y declaración responsable. Ya hemos comentado que demos estar al día en el registro correspondiente. En algunos casos se nos exige el correspondiente certificado que diga que las condiciones de la empresa no son diferentes a las allí mencionadas.
Una vez que hemos visto los requisitos que se nos exigen de forma más habitual, vuelvo a recalcar tener siempre muy en cuenta las fechas y plazos en la presentación de los mismos, tanto en la concurrencia, la subsanación de errores, como en las correspondientes entregas de suministros.
Y cuando creemos que hemos realizado la tarea más ardua viene la parte de la garantía del suministro y el cobro. Cumplimentaremos debidamente la aceptación de la recepción del suministro. No me canso de recalcar la importancia de las firmas por persona autorizada. Nos evitaremos sorpresas.
Cuando emitamos la factura y se supone que tenemos los documentos (albaranes, certificaciones, volantes,..) que la justifiquen, tendremos que prestar especial atención a los requisitos que se nos exigen de las mismas, amén de los legales: número Cif,…; como pueden ser los números de pedidos, partidas presupuestarias, área de servicio,... Así ahora la entregaremos en la dependencia correspondiente para su tramitación. Actualmente en algunos organismos públicos o empresas se nos exige factura electrónica: estemos muy pendientes. La conclusión es que ahora tenemos que estar muy pendientes y saber en todo momento la situación de la factura. Cuando se trate de clientes nuevos, o suministros nuevos; modificaciones en los sistemas o normativa; no vendrá mal hacer un seguimiento hasta el cobro. Nos evitaremos disgustos si esperamos unos meses y nos damos cuenta que nuestra factura, nuestro trabajo, ni siquiera está reconocido: una falta de algún requisito nos puede dar al traste con nuestro negocio.
Para finalizar, no olvidemos evaluar los riesgos de clientes, llamémoslos, complicados. Desde analizar la oferta en precios, productos, servicios, requisitos formales y técnicos; plazos,.. No viene mal echar un vistazo si tales suministros, nos pueden generar algún tipo de tensión en nuestra tesorería. Tanto desde el punto de vista de liquidez como la no definición del coste financiero que puede llevar aparejado el proceso completo y complejo de estas operaciones.
Ya sabéis. Siempre escribirlo, actualizarlo, revisarlo, compartir la experiencia con todas las personas implicadas. Y por supuesto ver si se cumple con el objetivo que se ha marcado. Todo proceso es factible de mejora, pero cuando no existe proceso es muy difícil evaluar los resultados.
Y como dice el refrán: “nos acordamos de Santa Rita cuando truena”.
Ejemplo: enlace
Único punto de facturación OBJETIVO ENERO 2014
Revisión de los precios en los contratos públicos
Ley de contratos con las Administraciones Públicas
Facturas electrónicas con la ADMINISTRACIÓN
Derecho de los proveedores aunque no se remitan sus facturas a Hacienda
NOTA 1: DIRECTIVA 2014/55/UE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO 16 de abril de 2014 relativa a la facturación electrónica en la contratación pública
NOTA 2: Orden HAP/800/2014, de 9 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre sistemas de identificación y autenticación por medios electrónicos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria
NOTA 5: Concesión de ayudas a través del ICEX 2014: exportación e inversiones
NOTA 6: Condiciones técnicas del punto general de entrada de facturas electrónicas
NOTA 7: Ley 2/2015, de 30 de marzo, de desindexación de la economía española.
NOTA 8: Modificación de la ley de Contratos del estado
NOTA 9: Transparencia y lucha contra la corrupción por Francisco Javier Sánchez Rubio
NOTA 10: CIRCULAR 1/2018, DE 23 DE ENERO, DE LA INTERVENCIÓN GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO, SOBRE LOS EFECTOS DERIVADOS DE LA ENTRADA EN VIGOR DE LA LEY 39/2015, DE 1 DE OCTUBRE, DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS SOBRE LA REGULACIÓN PREVISTA EN LA LEY 25/2013, DE 27 DE DICIEMBRE, DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y CREACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS EN EL SECTOR PÚBLICO, EN RELACIÓN AL USO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN EL SECTOR PÚBLICO.
3 Comentarios
Actualizada la NOTA 8, el día 31/08/2015 a las 13:58
Actualizada la NOTA 9, el día 14/09/2016 a las 9:34
Actualizada la NOTA 10, el día 02/02/2018 a las 18:15