Plazo general. Como recordaréis, el plazo general de legalización de libros finaliza el 30 de abril, para ejercicios sociales cerrados a 31 de diciembre, es decir, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio
Obligatoriedad. Conforme al artículo 27 del Código de Comercio, todos los empresarios están obligados a legalizar los libros que deban llevar obligatoriamente en virtud de las disposiciones legales o reglamentarias que les sean aplicables. Esta obligación alcanza tanto a los libros contables como a los societarios:
  • Libros contables obligatorios (art. 25 y 27 del Código de Comercio):
    • Libro Diario
    • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
  • Libros societarios (derivados de la Ley de Sociedades de Capital y normativa mercantil), entre otros:
  • El Libro Registro de Socios, obligatorio para sociedades de responsabilidad limitada, conforme al artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC).
  • El Libro Registro de Acciones Nominativas, obligatorio para las sociedades anónimas con acciones nominativas, según lo dispuesto en el artículo 116 LSC.
  • El Libro de Actas, en el que deben constar todos los acuerdos adoptados por las juntas y órganos colegiados de administración.
  • El Libro de Contratos con el Socio Único y el Libro de Decisiones del Socio Único, obligatorios en sociedades unipersonales, conforme a los artículos 15 y 16 LSC

 

  • Otros libros: También pueden legalizarse voluntariamente libros exigidos por la normativa fiscal, laboral u otra normativa sectorial (por ejemplo, libros de facturas, caja, auxiliares), si se desea dotarlos de valor probatorio ante terceros.
Así mismo, debemos recordar que de acuerdo con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 12 de febrero de 2015 (actual DGSJFP), se establece expresamente la obligación de legalizar los libros societarios junto a los contables, siempre en formato electrónico y por vía telemática.
Legalización telemática. Desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, la legalización de libros debe realizarse exclusivamente por vía telemática y tras su cumplimentación en formato electrónico. Así pues, ya no se admite la legalización de libros en blanco.
Opciones para su cumplimentación y presentación. Los libros deben generarse en formato electrónico conforme a las especificaciones técnicas publicadas por el Colegio de Registradores.

 

La presentación telemática puede realizarse:
  • A través del programa Legalia (del Colegio de Registradores), que permite generar y presentar directamente los libros.
  • Mediante otros programas del mercado (como el software contable), siempre que se ajusten al formato requerido. En estos casos, la presentación se realiza desde la Sede Electrónica del Registro Mercantil.
Obtención del número IRUS: Los datos identificativos necesarios pueden obtenerse a través de la hoja registral de la sociedad, o bien mediante el portal open data del Colegio de Registradores: https://opendata.registradores.org/directorio.
Consideraciones técnicas: Se permite el uso de ficheros cifrados si son compatibles con la plataforma del Registro. La firma electrónica reconocida es obligatoria para que la legalización tenga validez.