CUENTAS EXTRAÑAS

Se presentas situaciones un tanto anómalas cuando tenemos que analizar algunas contabilidades. Las dudas, más allá de las conciliaciones de las cuentas tradicionales, vienen dadas cuando llegan las temidas partidas pendientes de aplicación y las cuentas con socios y administradores.

Antes de coger el balance no viene mal darse, primero, una vuelta por la forma jurídica del negocio.

Si se trata de un empresario individual, seguramente tengamos que aplicar el modelo del PGC por superar los ingresos la cifra marcada en el IRPF para realizar los cálculos de las bases imponibles y se nos marcan los criterios contables como determinantes de los mismos. Aquí las cifras que aparezcan por lo tanto en la cuenta con el “socio” tendremos que saldarla cada año con el resultado del ejercicio. Aconsejaría dejarla a cero cada año. Tengamos, pues, cuentas corrientes bancarias perfectamente separadas del negocio y las particulares. Ya sé que en algunos casos es difícil “controlar” estas situaciones. No quiero enumerar la infinidad de criterios que todos manejáis: desde que ni siquiera facilitan las cuentas corrientes; hasta que se tienen cuentas de crédito, y es la propia entidad bancaria la que no aconseja la separación por aquello de los gastos por intereses. Por lo menos dejemos por escrito las circunstancias de cada caso y los riesgos que se asumen.

Cuando la forma jurídica es societaria hay que tener claro que serán los administradores o apoderados los responsables de estas cuentas extrañas y su justificación. En algunos casos y según criterios fiscales, en las sociedades profesionales; los socios tienen que facturar sus servicios a la sociedad y ésta practicar la retención correspondiente. En otros casos la sociedad está ubicada en algún local de los socios. Con lo cual los alquileres hay que facturarlos y pagarlos; también ojo a las retenciones de IRPF. En otros casos los socios trabajan para la empresa y se les entregas cantidades a cuenta por gastos de gestión y viajes. Por lo tanto, hay que tener claro en todo momento qué llevamos a estas cuentas. Lo ideal es tener separados todos los conceptos y no llevarlo como un cajón de sastre; proceder de forma regular a su regularización por justificación documental: facturas o justificantes de gastos. Extremar las precauciones cuando se tienen tarjetas de crédito. Intentar metodologías para periódicamente hacer el análisis. No esperemos al último momento o a que se nos venga encima una inspección.

En el último caso, teniendo siempre en cuenta la importancia relativa de las cantidades de las que estamos hablando, podemos decidir compensarlas con dividendos repartidos realizando la legalización correspondiente, desde la aprobación hasta las retenciones.

Personalmente no me gusta tener que llegar a la situación de su regularización por sistema. Bien contra una cuenta de gasto o bien contra reservas.

También el saldo en estas cuentas nos puede indicar un grave problema de gestión. Es decir, no tenemos claro qué se está haciendo o quién lo hace, o quién lo autoriza; y por lo tanto las responsabilidades se están diluyendo o no se están asumiendo.